Kennst du das Jonglieren mit vielen Hüten?

Heute Projektleiter:in, morgen Troubleshooter:in, zwischendurch noch interne Ansprechperson und nebenbei Coach für neue Kolleg:innen. Viele von uns wechseln täglich zwischen unterschiedlichen Rollen. Die Grenzen verschwimmen – und mit ihnen auch die Erwartungen.

Die Folge: Verantwortung bleibt unklar, die eigene Zufriedenheit leidet, Überlastung schleicht sich ein.

Genau hier setzt die folgende Übung an. Sie hilft dir, deine Rollen im Team, oder in der Organisation bewusst zu definieren. Du kannst sie für dich selbst nutzen – als Self-Leadership-Tool. Oder gemeinsam mit deiner Führungskraft, um Klarheit und Sichtbarkeit zu schaffen.

In diesen Momenten lohnt sich Rollenklarheit

Rollenklarheit ist kein Luxus, sondern ein praktisches Werkzeug, das in vielen Situationen nützlich ist: Gerade in Umbruchsituationen oder wenn du das Gefühl hast, zu viele Hüte gleichzeitig tragen zu müssen.

    • Bei Übernahme einer neuen Rolle
      Beispiel: Du leitest zusätzlich zum Tagesgeschäft ein Projekt und plötzlich kommen neue Erwartungen hinzu.

    • Beim Wechsel in eine neue Position
      Beispiel: Du wirst zur Führungskraft befördert und möchtest aktiv die „alte“ Rolle abgeben.

    • Wenn du mehr Sichtbarkeit willst
      Transparenz über deine Rollen macht deine Aufgaben klarer und stärkt deine Position gegenüber deiner Führungskraft.

    • Für Führungskräfte
      Gerade in mittleren Ebenen übernehmen Führungskräfte mehrere Rollen zugleich – als Expert:innen und gleichzeitig als People-Leader. Rollenklarheit macht sichtbar, wie diese Ebenen zusammenspielen.

 

Warum Rollenklarheit so wichtig ist

In jeder Organisation gibt es Erwartungen: an mich selbst, an mich von meiner Führungskraft, meinem Team, von übergeordneten Führungskräften oder sogar von Kund:innen.

Je unklarer diese Erwartungen sind, desto größer das Risiko von Missverständnissen, Konflikten und Überlastung. Je klarer Rollen verteilt und Erwartungen ausgesprochen sind, desto leichter wird es, Aufgaben im Sinne aller Beteiligten zu erfüllen, und dabei selbst zufrieden zu bleiben.

Rollenklarheit ist also kein „Nice-to-have“, sondern eine Frage von guter Zusammenarbeit in Teams und psychologischer Sicherheit.

Impuls: Praktische Übung „Dein Rolleninventar“

Die folgende Übung ist flexibel – sie funktioniert in unterschiedlichen Szenarien:

  • Für dich allein: um Klarheit zu gewinnen, welche Rollen du gerade wirklich übernimmst, und um dich auf ein Gespräch mit deiner Führungskraft vorzubereiten.

  • Im Dialog mit deiner Führungskraft: als gemeinsame Arbeitsgrundlage, um Erwartungen abzugleichen und Prioritäten zu klären.

  • Im Team: wenn mehrere Mitarbeitende und Führungskräfte beteiligt sind und Rollen ineinander übergehen. Hier empfiehlt es sich, die Übung durch eine externe Moderation begleiten zu lassen – so bleibt der Blick neutral und alle Stimmen kommen zu Wort.

Egal, in welchem Rahmen du startest: Der Wert liegt darin, die Rollen sichtbar zu machen und darüber ins Gespräch zu kommen.

Übersicht

Zeit
2–4 Stunden (kannst du auch in Etappen machen)

Schwierigkeitsgrad
Mittel – Komplex

Materialien
Papier, Whiteboard oder ein digitales Tool

Teilnehmende
Allein für dich – oder gemeinsam mit deiner Führungskraft bzw. deinem Team

Nimm dir 2–4 Stunden Zeit und erstelle dein eigenes Rollen-Inventar. Visualisiere, welche Hüte du trägst und wie stark du sie gewichten möchtest. Bringe dieses Bild in dein nächstes Gespräch mit deiner Führungskraft. Schon diese Transparenz kann Spannungen lösen und der Ausgangspunkt für neue Klarheit im Job-Alltag sein.

Schritte

Entscheidung: Status quo oder Wunschbild

Willst du den Ist-Zustand beschreiben oder dein Wunschbild entwickeln? Beides ist möglich.

Brainstorming deiner Hüte & Reflexion

Schreib dir alle Rollen auf, die du aktuell übernimmst. Ganz egal, ob offiziell oder inoffiziell. Nenne sie so, wie sie sich für dich stimmig anfühlen, nicht wie sie im Organigramm, einer Stellen- oder Rollenbeschreibung stehen.

Frag dich auch:

  • Welche Rollen geben mir Energie, welche rauben sie mir?

  • Welche Rolle möchte ich mittelfristig abgeben oder verändern?

Visualisierung deines Rolleninventars

Stelle dein Rolleninventar als Tabelle dar: Zeichne so viele Spalten, wie du Rollen gebrainstormt hast. Jede Spalte steht für eine Rolle. Dazu brauchst du fünf Zeilen:

  1. Titel der Rolle

  2. Anteil (z. B. Prozent oder Stunden)

  3. Sinn & Zweck

  4. Aufgaben

  5. Forderungen / Wünsche

So hast du auf einen Blick eine klare Übersicht über alle Rollen und deren Bedeutung.

Grafische Vorlage für Rollenklarheit im Team: Tabelle mit Rollen, Sinn & Zweck, Aufgaben, Anteil und Wünschen – als Tool für Mitarbeiter:innen und Führungskräfte.

Rollendefinition erarbeiten

Fülle jede Box mit Leben:

  • Titel: Wie würdest du diese Rolle nennen?

  • Sinn & Zweck: Wozu gibt es diese Rolle?

  • Aufgaben: Was sind die wiederkehrenden Kernaufgaben?

  • Bedarfe: Welche Unterstützung brauchst du, um die Rolle gut auszufüllen?

    Gewichtung reflektieren

    Überlege dir: Wie viel Prozent deiner Energie sollte in jede Rolle fließen? Markiere die Prozentwerte oder notiere alternativ die Anzahl deiner Arbeitsstunden pro Woche für jede Rolle.

    Machbarkeit prüfen

    Frag dich ehrlich: Ist diese Gewichtung realistisch? Falls nicht:

    • Welche Aufgaben möchtest du abgeben?

    • Wo brauchst du Unterstützung aus dem Team oder von deiner FK?

    Dialog mit deiner Führungskraft (oder dem Team)

    Nutze deine Visualisierung als Gesprächsgrundlage. Sprich über Erwartungen, Prioritäten und Ressourcen.
    Fragen, die helfen:

    • Welche Rolle ist für die Organisation am wichtigsten?

    • Deckt sich das mit meiner Sicht?

    • Welche Erwartungen hat meine Führungskraft an die einzelnen Rollen?

      Regelmäßige Check-Ins

      Sprich nicht nur einmalig mit deiner Führungskraft oder deinem Team über deine Rollen, sondern regelmäßig. Vereinbart kurze Check-Ins, zum Beispiel monatlich.

      Eine einfache Skala (1 = trifft gar nicht zu, 5 = trifft voll zu) hilft, den Blick zu schärfen. Reflektiert dazu diese Leitfragen:

      • „Ich habe ein klares Verständnis meiner Rollen und ihrer Erwartungen.“ (Klarheit)

      • „Ich habe genug Zeit und Energie, um meine Rollen auszufüllen.“ (Kapazität)

      • „Ich erkenne den Sinn dieser Rollen und sehe ihren Beitrag zum Team / zur Organisation.“ (Sinn & Beitrag)

      • „Ich bekomme die notwendige Unterstützung (von FK, Team, Ressourcen), um die Rollen gut auszufüllen.“ (Unterstützung)

      • „Ich bin insgesamt zufrieden damit, wie ich diese Rollen aktuell ausfüllen kann.“ (Zufriedenheit)

      So entsteht ein kontinuierliches Bild davon, wie sich deine Rollen im Arbeitsalltag entwickeln und wo es Zeit für Anpassungen ist.

         

        Meine Learnings als Teamentwicklerin

        Rollenklarheit bedeutet nicht, dass plötzlich alles perfekt verteilt ist. Aber sie schafft einen gemeinsamen Bezugsrahmen: eine Sprache zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften, um Erwartungen sichtbar zu machen und zu verhandeln.

        Ob als Vorbereitung auf ein Gespräch mit deiner Führungskraft, als Reflexion für dich selbst oder als Führungsinstrument – Rollenklarheit ist für mich einer der wichtigsten Bausteine für gesunde, motivierte Teams.

        Rollen im Team unklar? Ich unterstütze Euch.

        Hast du oder habt ihr im Team das Gefühl, dass Rollen oft verschwimmen und Klarheit fehlt? Genau dafür unterstütze ich als Teamentwicklerin. Gemeinsam finden wir das passende Format: Vom Offsite über Einzelbegleitungen zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften, bis hin zu Teamworkshops oder einem individuellen Mix.

        Jetzt Kontakt aufnehmen

        FAQ: Häufige Fragen zur Rollenklarheit

        Was, wenn meine Führungskraft nicht offen für die Übung ist?

        Dann nutze die Übung zunächst für dich selbst. Schon die Klarheit über deine eigenen Rollen und deren Gewichtung kann dir helfen, deine Arbeit bewusster zu steuern.

        Woran merke ich, dass die Übung wirkt?

        Wenn weniger Missverständnisse entstehen, Aufgaben klarer verteilt sind und du deine Energie fokussierter einsetzen kannst. Auch die Zufriedenheit im Team steigt spürbar.

        Kann ich die Übung allein machen?

        Ja. Sie ist als Selbstreflexion ebenso wirksam wie als Dialoginstrument. Allein gewinnst du Klarheit – gemeinsam schaffst du zusätzliches Alignment mit deiner Führungskraft.

        Wie oft sollte ich Rollenklarheit überprüfen?

        Idealerweise regelmäßig, als festen Bestandteil deines Arbeitsrhythmus. Ein kurzer Check-In pro Monat oder Quartal reicht oft schon, um Veränderungen früh zu erkennen. Spätestens aber dann, wenn sich deine Aufgabenlage spürbar verändert (z. B. durch neue Projekte, Rollenwechsel oder eine Beförderung), lohnt es sich, dein Rollen-Inventar neu zu reflektieren.