Wir unterschätzen, wie viel Arbeit in den Zwischenräumen passiert: ein schneller Slack-Ping, ein „Kannst du mal kurz?“, das spontane Sparring vor dem Termin. Auf dem Papier ist die Rolle klar – in der Realität jonglieren viele Mitarbeitende (z. B. eine Product Ownerin) dutzende Mini-Aufgaben. Genau dort entsteht Überlastung und genau dort liegt Potenzial: Wer sichtbar macht, was wirklich passiert, kann fokussieren, verhandeln, abgeben.

Ein Aufgaben-Tagebuch macht diese Mikro-Arbeit greifbar. Über einige Wochen notierst du jede Aktivität – immer mit aktivem Verb. So entsteht ein ehrliches Bild deiner Rolle(n): Was gehört zum Kern? Was ist Zusatz? Wo braucht es Grenzen oder Ressourcen?

Warum ein Tagebuch?

  • Transparenz: Du siehst, wofür du deine Energie tatsächlich einsetzt.

  • Rollenklarheit: Aufgaben clustern sich zu Rollenclustern (z. B. „Stakeholder-Management“, „Team-Facilitation“, „Produktstrategie“).

  • Priorisierung & Verhandlung: Mit Fakten lässt sich besser über Fokus, Abgabe oder Ressourcen sprechen.

  • Selbstwirksamkeit: Du entscheidest aktiver, welche Hüte du trägst – und welche nicht mehr.

So formulierst du Einträge (immer aktiv)

Beispiele aus dem Coaching mit einer Product Ownerin:

  • „Stakeholder-Termin vorbereitet“

  • „Stakeholder-Termin moderiert“

  • „Feedback-Gespräch mit Kollegin organisiert“

  • „Kollegin als Sparringspartnerin für Kommunikationskonzept unterstützt“

  • „Backlog priorisiert“

  • „Abhängigkeiten zu Fachbereich XY geklärt“

  • „User-Story verfeinert“

  • „An Retrospektive teilgenommen“

  • „Release-Notes erstellt und verteilt“

  • „Ad-hoc-Support für Prod-Incident koordiniert“

 

Schritt-für-Schritt: Dein Aufgaben-Tagebuch (4 Wochen)

Übersicht

Zeit
2–4 Stunden (kannst du auch in Etappen machen)

Schwierigkeitsgrad
Mittel – Komplex

Materialien
Papier, Whiteboard oder ein digitales Tool

Teilnehmende
Allein für dich – oder gemeinsam mit deiner Führungskraft bzw. deinem Team

Dieses Aufgaben-Tagebuch macht die echte Breite deiner Rolle sichtbar. Trage über vier Wochen jede Aktivität ein – immer mit aktivem Verb. Tagge den Kontext, bewerte die Energie und ordne die Aktivität einem Rollencluster zu. Die wöchentlichen Reviews helfen dir, Fokus zu gewinnen, Aufgaben neu zu verhandeln und Überlastung zu reduzieren.

Schritte

Zeitfenster setzen
Entscheide dich für einen Zeitraum für dein Tagebuch. In 4 Wochen zum Beispiel siehst du Routinen und Ausreißer.

Format wählen
Nutze ein einfaches Template (Tabelle/Notion/Sheet/Word-Doc), auf das du schnellen und verlässlichen Zugriff hast.

Granularität klären
Notiere jede Aktivität >5 Minuten. Kurze Mikro-Tasks kannst du blockweise bündeln („Support-Pings beantwortet“).

Aktiv formulieren
Immer Verb + Objekt. Kein Nominalstil („Moderation Jour fixe“ → „Jour fixe moderiert“).

    Taggen & clustern
    Verwende 1–2 Tags wie #Stakeholder, #Team, #Strategie, #Qualität, #Operativ. Ordne wenn möglich jeder Aktivität eine Rolle zu (z. B. Product Owner:in, Facilitator, Admin/Orga).

    Wöchentlicher Review (30–45 Min.)

    Bewerte deine Einträge. Das ist Gold fürs Priorisieren.

    • Top-3 Zeitfresser identifizieren.
    • Energie-Heatmap: Welche Aufgaben geben/ziehen Energie? −2 leert, 0 neutral, +2 lädt auf. 
    • Rollen-Check: Was ist Kernrolle, was Nebenrolle, was Blindleistung?
    • Maßnahmen definieren: abgeben, bündeln, automatisieren, terminieren, streichen

    Abschluss-Auswertung (Woche 4)

    • Zeitanteile je Rollencluster (Pi mal Daumen reicht).

    • To-Stop / To-Start / To-Continue Liste.

    • Gesprächsvorlage für Team/Führungskraft: „Das tue ich real, das ist Kern, das brauche ich, das möchte ich abgeben.“

      Nach vier Wochen hast du eine belastbare Basis für Entscheidungen: Was bleibt Kern deiner Rolle? Was gibst du ab oder bündelst? Welche Ressourcen brauchst du? Nutze die Ergebnisse für ein Gespräch mit deinem Team oder deiner Führungskraft – und für dein persönliches Rollen-Redesign.

      Typische Stolpersteine (und wie du sie vermeidest)

      • „Ich vergesse das Eintragen.“ → Mini-Ritual: Jeweils vor Feierabend 5 Minuten loggen.

      • „Das wird zu bürokratisch.“ → Nur 4 Wochen, danach Review.

      • „Ich weiß nicht, welchem Cluster das gehört.“ → Gut genug clustern; Perfektion später.

      • „Ich habe keine Zeit.“ → Genau deshalb lohnt sich’s: 20 Minuten pro Woche sparen später Stunden.

      Das Ziel: Versteckte Aufgaben sichtbar machen

      Das Tagebuch zeigt, welche Rollen du faktisch schon ausfüllst (z. B. Facilitator:in, Product Owner:in, Admin) – auch wenn sie offiziell nicht genannt sind. Es ist damit ein Hebel für Rollenklarheit und ein ideales Startsignal für Job Crafting: hemmende Anforderungen reduzieren, Ressourcen erhöhen, herausfordernde Aufgaben bewusst gestalten.

      Klein in der Umsetzung, groß in der Wirkung

      Ein Aufgaben-Tagebuch ist klein in der Umsetzung, groß in der Wirkung. Es schafft Sichtbarkeit, stärkt deine Verhandlungsbasis und macht rollenbasiertes Arbeiten gesund: mit Fokus, klaren Grenzen und mehr Spielraum für das, was wirklich zählt.

      Rollen im Team unklar? Ich unterstütze Euch.

      Hast du oder habt ihr im Team das Gefühl, dass Rollen oft verschwimmen und Klarheit fehlt? Genau dafür unterstütze ich als Teamentwicklerin. Gemeinsam finden wir das passende Format: Vom Offsite über Einzelbegleitungen zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften, bis hin zu Teamworkshops oder einem individuellen Mix.

      Jetzt Kontakt aufnehmen